A.- INICIO DE TRÁMITE
1) ingresar a tramitesadistancia.gob.ar
2) Seleccionar la opción AFIP
3) ingresar con número de cuit y clave fiscal (nivel 2 superior) de AFIP del Administrador de Relaciones.
4) Seleccionar como titular a la entidad.
5) Busque el tramite “Rúbrica de Libros- Mutuales”
6) Complete “NOTA -Solicitud de Rubrica de Libros” con los datos de libros a solicitar teniendo en cuenta que LIBROS OBLIGATORIOS son los establecidos en Res. 115/88 y los LIBROS AUXILIARES los que no fueron contemplados en la Res. 115/88. Ejemplo: libro Diario es obligatorio y libro Subdiario es libro auxiliar.
7) Complete “Certificado de Libros ante el Órgano Local” (solo para mutuales que rubriquen ante el Órgano Local). Se debe solicitar un certificado de todos los libros que rubricó la mutual ante el citado Órgano.
8) Complete “Acta de asamblea certificado” con:
a) el acta con la última asamblea donde se produjo la elección de autoridades (obligatorio),
b) el registro de asistencia a la misma, distribución de cargos (obligatorio);
c) De producirse alguna renuncia en el Consejo Directivo, deberá remitirse el Acta de Consejo de Administración de corrimiento de cargos conforme lo establecido en el Estatuto Social de la entidad dejando asentado como queda conformado en su totalidad..
9) Confirme el trámite.
10) Con el número de expediente generado podrá realizar el seguimiento del trámite.

B.- PRESENTACIÓN DE LIBROS
Una vez aprobado el trámite, la mutual será notificada vía mail y se detallará la forma en la cual deberá hacerse la presentación.
Deberá presentar:
Libros anteriores y nuevos, en caso de no contar con anteriores la correspondiente denuncia de robo o extravío.
Copia del expediente firmados por Presidente y Secretario con firmas originales.

C.- QUIEN PUEDE RETIRAR EL TRÁMITE
-La persona que se encuentre autorizada en la nota entregada en el instituto, firmada por presidente y secretario.
-Presidente, Secretario o cualquier integrante del Consejo Directivo.
- De designarse otra persona para su retiro, deberá remitirse una nueva nota de autorización firmada por Presidente y Secretario.

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• EN CASO DE EXTRAVÍO, ROBO O DESCONOCIMIENTO DE NÚMERO DE LIBRO A SOLICITAR

-En caso de extravío o robo la mutual debe adjuntar la denuncia de extravió o robo al trámite, deberá detallar el Nombre de Libro y el número del mismo, ejemplo: libro Caja Nº 5. La denuncia si no es efectuada por Presidente o Secretario se debe presentar firmada por ambos.
- En caso de desconocimiento de libro a solicitar deberá solicitar un Certificado de Libros Rubricados antes el INAES”. Se deberá anexar al punto “Acta de asamblea certificado” dicha solicitud firmada por Presidente y Secretario. Una vez tenga el certificado podrá realizar la denuncia correspondiente y solicitar la rúbrica.

• CAMBIO DE MODALIDAD A HOJAS MÓVILES O DISCO ÓPTICO

Se realiza el reemplazo o complemento de los Libros exigidos por el artículo 44°del Código de Comercio y por el INAES, excepto el de Inventario y Balance.
Los requisitos del trámite serán los que se prevén en la Resolución 115/88 y Resolución 3684/18 y la Dirección de Supervisión de Cooperativas y Mutuales.
+Hojas MÓVILES:
- La Entidad Mutual deberá elevar una Nota a la GERENCIA DE INSPECCIÓN solicitando la aprobación del Sistema de Hojas Móviles:
- La nota deberá contener:
a) Libros que se sustituyen
b) Libros que se implementan
c) Informar si la Rúbrica de las hojas será antes (HOJAS MÓVILES) o después de su utilización (HOJAS MÓVILES CON TOMA DE RAZÓN).
d) Informe del Contador conforme lo exigido por el Artículo 1°del Anexo a la Res. 115/88.
e) En caso de ser el libro “Registro de asociados” deberá presentar el modelo dando cumplimiento con la Resolución 115/88 artículo 3.
f) No pueden realizarse el cambio de modalidad por Hojas Móviles los libros los siguientes libros (pudiendo llevarse mediante el Sistema Copiativo):
a) Libro de Actas de Comisión Directiva
b) Libro de Actas de Junta Fiscalizadora
c) Libro de Acta de Asamblea
d) Libro Inventario y Balance

+Disco Óptico:
Los discos ópticos son DVD que da el institutito cuya capacidad varía de 4 a 5 GB, son para entidades cuyo volumen de documentos sea abundante. El disco se rubrica una vez que se encuentre usado (como mínimo) en un 90% por ciento, puede grabarse cuantas veces se requiera.
- La Entidad Mutual deberá elevar una Nota a la GERENCIA DE INSPECCIÓN solicitando la aprobación del Disco Óptico:
- La nota deberá contener:
a) Libros que se sustituyen
b) Libros que se implementan
c) Informe del Contador conforme lo exigido por el Artículo 1°del Anexo a la Res. 115/88.
d) En caso de ser el libro “Registro de asociados” deberá presentar el modelo dando cumplimiento con el artículo 3 de la Resolución 115/88.
e) No puede realizarse el cambio de modalidad por Disco Óptico de los siguientes libros (sí pueden llevarse mediante Sistema Copiativo):
- Libro de Actas de Comisión Directiva
- Libro de Actas de Junta Fiscalizadora
- Libro de Acta de Asamblea
- Libro Inventario y Balance

Ante cualquier consulta mail de fiscalización mutual: [email protected]