Con más de un año de antelación, estudiantes y padres comienzan a planificar el viaje. Es ahí cuando se abre un abanico de posibilidades: ¿Bariloche o Brasil?; ¿Avión o micro?; ¿Con qué agencia contratar el viaje?; ¿En qué hay que fijarse al elegir al proveedor?; ¿Cómo nos aseguramos de que los chicos estén protegidos, contenidos y cuidados?

Existe una regulación bastante amplia. Por empezar, la ley 25.599 determina que para que una agencia de viajes pueda prestar servicios a contingentes estudiantiles, sea en el país o en el exterior, debe contar con un “Certificado Nacional de Autorización para Agencias de Turismo Estudiantil”. Expedido por el Registro de Agentes de Viajes a cargo del Ministerio de Turismo, Cultura y Deporte, para obtenerlo se debe cumplir con requisitos especiales.

Es decir, no cualquier agencia de viajes por el simple hecho de serlo está habilitada para vender paquetes para egresados (o cualquier tipo de viaje educativo de estudiantes). Entre las condiciones para obtener el certificado se encuentran tener licencia de operaciones como agencia de turismo desde hace más de cinco años y una declaración jurada en la que se dejen asentados datos tales como el personal que trabaja para la agencia, quiénes son los responsables de los viajes y función que cumple cada uno, cuáles son los servicios ofrecidos y quiénes son los prestadores contratados, entre otras especificaciones. Y cuando se hace la renovación anual, en la nueva declaración debe quedar asentado cualquier cambio que haya ocurrido respecto a la información presentada previamente.

Otro requisito legal para una agencia de turismo, a la hora de obtener el Certificado, es tener una sucursal en la provincia en la que se ofrecen los servicios, si es que no se hace en la misma ciudad en la que está la casa matriz. Es decir, una agencia de Bariloche no podrá vender servicios en Buenos Aires a menos que tenga una sucursal en esta ciudad.

La renovación anual de ese certificado es la razón por la que ninguna agencia puede vender viajes de estudios o de egresados que tengan una fecha de inicio posterior al 31 de enero del segundo año. Por ejemplo, no se pueden contratar en julio de 2017 viajes que tengan fecha después del 31 de enero del 2019. En síntesis, no se pueden contratar viajes con dos años de anterioridad o más. Una de las razones es que el Certificado no dura tanto tiempo. Y ese viaje no estaría cubierto por todos los seguros y garantías establecidos por la Ley 25.599.

Por todo lo anterior es importante que antes de contratar un viaje de egresados con alguna agencia, se le exija el Certificado o chequear en la web del Ministerio de Turismo de la Nación si la agencia cuenta con ese certificado al día. Es una manera de protegerse y asegurarse de que la agencia cumple con los requisitos establecidos por la ley.

Una vez elegida la agencia de turismo para el viaje de egresados, se debe firmar un contrato. Existen modelos aprobados por el Ministerio de Turismo disponibles en el sitio oficial de Turismo de la Nación. Es aconsejable comparar el contrato que ofrece la agencia con alguno de estos para asegurarse de que incluye todo y está escrito de acuerdo a lo que dictamina la ley 25.599. Como guía rápida, en el contrato deben figurar detalles de los servicios que serán prestados: hospedaje, transporte, gastronomía, excursiones y seguro médico. Y es un derecho de los padres o de los compradores del viaje de egresados exigir a la agencia que lo vende que les muestre los certificados de habilitación de cada uno de esos prestadores, así como la póliza de seguros y de asistencia al viajero. Ese seguro es de accidentes personales y tiene que cubrir la vida y la incapacidad de cada pasajero, desde que empieza el viaje hasta que termina.

Si la agencia no cumple con los servicios que prometió, se la debe denunciar y en el Ministerio de Turismo y en Consumo Protegido. La ley 24.240 de Defensa del Consumidor también ampara para iniciar una denuncia.

Otro tema que desvela a los padres es el de las personas que van a estar a cargo de sus hijos: los coordinadores. Esto también está regulado por ley. Las personas que realicen esa tarea deben ser mayores de 21 años, haber completado el secundario, no tener antecedentes penales y estar inscriptos en el Registro de Coordinadores. Como mínimo, debe haber un coordinador cada 35 pasajeros. Si son más de 35 pasajeros, hay que agregar un asistente de coordinador que esté debidamente registrado.

En cuanto a la elección de medio de transporte, en los últimos años se popularizó entre los estudiantes elegir un avión de aerolínea como manera de llegar a destino, o incluso ir en micro y regresar en avión. En el caso de elegir la opción terrestre, se puede saber si el vehículo está en condiciones. Se pide que un inspector de la Comisión Nacional de Regulación del Transporte (CNRT) verifique el estado de los micros y la habilitación de los conductores antes de hacer el viaje. En la página de la CNRT hay un listado de los vehículos y de los conductores habilitados. Para solicitar este control, hay que llamar al 0800-333-0300, en el horario de 8 a 20 horas. (Resolución 144/2016 de la Comisión Nacional de Regulación del Transporte).

Según la resolución 43/2016 de la Secretaría de Gestión de Transporte, los chicos de entre 13 y 17 años pueden viajar solos en micro, pero necesita autorización de al menos uno de sus padres, requisito que se cumple al firmar el contrato con la empresa de turismo que contratamos.

Un punto no menor es el de los pagos. Y aparece en el vocabulario de los padres que recién inician en el mundo de viajes de egresados un nuevo concepto: la “cuota cero”. ¿De qué se trata? Es lo primero que se paga y funciona como un seguro frente a cualquier inconveniente que tenga la agencia para cumplir con el contrato. Esta cuota cero sólo pueden emitirla las agencias autorizadas y de esta manera sirve también para controlar que la agencia con la que se está contratando el viaje está en regla. El valor de la cuota cero es el equivalente al 6% del valor del viaje de egresados y se paga en el Banco Nación, Pago Fácil o Red Link con un cupón que entrega la agencia de turismo.

Las agencias suelen ofrecer, en las negociaciones, lo que ellos llaman “liberados”, que son paquetes completos sin costo para alguno de los integrantes del grupo con problemas para pagar, o simplemente, como contraprestación según la cantidad de chicos que viaja. En el caso de los liberados, no pagan la cuota cero, según resolución 23/2014 del Ministerio de Turismo y la 34.225/2009 de la Superintendencia de Seguros de la Nación, que depende del Ministerio de Finanzas de la Nación.

¿Qué pasa si se hace el viaje, pero la agencia, por algún motivo, no cumple con algo de lo que prometió? Se puede denunciar en el Ministerio de Turismo, y en Consumo Protegido. También se puede hacer la denuncia en el sitio del Defensor del Pueblo y la ley 24.440 ampara para también denunciar en Defensa del Consumidor.

Un problema importante es el alcohol, ya que la mayoría de los egresados que viaja es menor de 18 años. La venta de alcohol a menores de edad está prohibida en Bariloche, por la ley 4550 de la provincia de Río Negro, ya sea en boliches bailables, bares, espectáculos y cualquier ámbito de recreación. También está vedada la venta de bebidas energizantes a menores.

En resumen, hay un marco legal que protege a padres y estudiantes en los viajes de egresados. Lo importante es tomarse el tiempo para averiguar, pedir recomendaciones, exigir documentación y seguir todos los pasos necesarios que aseguren que ante cualquier situación inesperada, la ley estará de tu lado.