Formulario de "Autorización de empleo de Medios Mecánicos", estar firmado por el representante legal inscripto, apoderado con facultades suficientes (acreditando vigencia del mismo) o profesional dictaminante. Completá los datos, imprimilo, abonalo y presentalo junto al resto de la documentación.

Primer testimonio de escritura pública o instrumento privado original con los recaudos del artículo 37, incisos 1 y 2 de la RG (IGJ) N° 7/15, conteniendo la transcripción de la resolución del órgano de administración de la entidad, por la que se solicita la autorización en los términos del Art. 61 de la Ley 19.550. La resolución del órgano de administración deberá contener:

• En el caso de sustitución de libros rubricados, la denominación exacta de los libros rubricados que se reemplazan y de los registros que se solicitan;
• En el caso de sustitución de autorizaciones previamente emitidas por este organismo de acuerdo a las disposiciones del artículo 61 de la Ley N° 19.550: número de autorización que se reemplaza y registros por los que se efectúa la presentación. En caso de tratarse de una sustitución parcial, se indicarán los registros que continúan manteniéndose mediante la autorización ya emitida;
• El sistema de archivo a utilizar (medios ópticos, mecánicos u otros);
• La declaración expresa si el sistema y registros por los que se solicita autorización, han sido utilizados previo a la intervención del organismo, indicando en su caso fecha de comienzo de utilización;
• Si se solicita la autorización de sistema en compact disc, otros discos ópticos y microfilmes, ya sean microfichas o rollos, deberá contener expresamente el compromiso de preservar la posibilidad de lectura de los medios de registración y/o extender en listados de papel los registros, durante el período en que la ley determina obligatoria su exigibilidad;
• En caso de tercerización de archivo de documentación física y/o informática, deberá contener la denominación del tercero proveedor del servicio, radicación de los archivos y/o medio de procesamiento, vigencia del contrato y las políticas de seguridad en la información implementadas.
• Si el sistema de registración contable solicitado fuera de propio desarrollo, deberá surgir claramente la descripción del sistema, sus funciones, interfaces con las que opera y diagrama de módulos de conformidad con los requisitos dispuestos en el artículo 326 de la RG (IGJ) N° 7/15, de modo tal que permitan la verificación prevista por el artículo 335 de la RG (IGJ) 7/15.

Las siguientes piezas firmadas por el representante legal o apoderado con facultades suficientes y por contador público independiente con su firma legalizada por la entidad que detenta la superintendencia de su matrícula, conteniendo:

• La exposición amplia y precisa del sistema de registración contable a utilizar, indicando los propósitos de la modificación propuesta; si se trata de la modificación o sustitución de un sistema anterior, deberán explicarse los motivos y las diferencias con el mismo. Debe incluirse la denominación exacta de los registros que se llevarán mediante el sistema y la de los libros que se reemplazan.
• Flujograma exponiendo el circuito administrativo-contable completo. Deben surgir claramente los datos que ingresan a partir de la documentación contable (facturas de compras, ventas, ingresos, egresos, etc.), su procesamiento y la salida que genera, la cual será coincidente con todos los registros contables de la entidad. De existir interfaces, conexiones remotas u otras similares deberá exponerse en el diagrama.
• Demostración técnica del grado de inalterabilidad de las registraciones a efectuar mediante el sistema propuesto; indicando software y hardware a utilizar, política de contraseñas, conexiones remotas, interfaces, etc.
• Metodología de generación de CD o DVD y metodología de archivo de documentación respaldatoria y de los soportes. En el caso de microfilms, CD o DVD se requiere archivo ignífugo.
• El sistema y periodicidad en la numeración de los registros.
• Estado de actualización de todos los registros, contables y legales autorizados a la fecha de la presentación, indicando sus datos y fecha de rúbrica o autorización y la fecha y folio de la última registración practicada. Dicho estado de actualización se presentará con un atraso que no supere los treinta (30) días.
• Modelos de los listados en blanco por duplicado y uno ejemplificativo conteniendo: denominación social y domicilio legal inscripto, denominación del registro o listado, ambos configurados con fecha y número de página sin determinar.
• Plan de cuentas incluyendo denominación y domicilio social inscripto.

Dictamen de precalificación de contador público, en el cual se verificará:

• La situación de la entidad en relación a todos los supuestos de los art. 94 y 299 de la Ley N° 19.550, así como el cumplimiento detallado de los artículos 326, 333, 334 y 335 (según corresponda) de la RG (IGJ) N° 7/15, quórum y mayorías de la reunión del órgano de administración.
• En el caso de sustitución de libros llevados bajo la modalidad de rúbrica y considerando las disposiciones del artículo 332 de la RG (IGJ) N° 7/15, informará si se ha previsto la solicitud de los libros necesarios para efectuar la discontinuación inmediata una vez emitida la autorización por parte de este organismo, manteniendo la contabilidad actualizada a esa fecha.
• Radicación del archivo de la documentación respaldatoria y de los soportes.